LÀM KẾ TOÁN BẰNG TAY THẾ NÀO

1. Cuối ngày, trước khi bắt đầu vô sổ sách, thì phải cho phân loại các giấy tờ:

(a) phiếu thu tiền mặt; khi bán hàng cho một khách hàng, thường ta làm một hoá đơn. Khi khách hàng đem trã tiền thì phải làm một phiếu thu tiền mặt, làm 2 liên, một giao cho khách, một giữ lại để vô sổ quỹ tiền mặt, xong rồi cho lưu trữ để thuế vụ kiểm về sau.

(b) phiếu chi tiền mặt; khi hàng các nhà cung cấp giao, nhận kèm theo hoá đơn mà ta phải thanh toán, thì ta phải làm phiếu chi tiền mặt,làm 2 liên, một cho nhà cung cấp, một giữ lại để vô sổ tiền mặt, xong cho lưu trữ để thuế vụ kiểm về sau.

(c) phiếu thu ngân hàng; khi khách hàng thanh toán theo một chuyển khoản, hoặc theo séc, hoặc theo ATM, thì phải làm phiếu thu ngân hàng sau khi ngân hàng báo cho biết là tiền đã vào tài khoản. Thường thường, theo cuối tháng, hoặc theo cuối tuần, ngân hàng phải gởi (hoặc mình phải đi đòi) cho mình một phiếu liệt kê chi tiết các phiếu chuyển ngân. Dựa trên phiếu liệt kê, ta làm phiếu thu ngân hàng. Thường phiếu liệt kê của ngân hàng đến rất trễ, ta có thể làm một phu thu ngân hàng, có nhiều vùng để trống, sẽ điền sau, nhưng trong ngày có thể vào trước để lấy số dư.

(d) phiếu chi ngân hàng; khi hàng các nhà cung cấp giao, nhận kèm theo hoá đơn mà ta phải thanh toán, thì ta phải làm phiếu chi ngân hàng theo thời hạn thanh toán, làm 2 liên, một cho nhà cung cấp, một giữ lại để vô sổ tiền mặt, xong cho lưu trữ để thuế vụ kiểm về sau.

(e) các hoá đơn bán hàng; khi bán hàng ta phải làm hoá đơn, tối thiểu 2 liên, một cho khách hàng, một cho mình. Khi khách hàng đi lấy hàng sẽ dựa trên hoá đơn mà xuất hàng, và quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng dựa vào hoá đơn mà làm phiếu thu tiền mặt hoặc chuyển khoản.

(f) các hoá đơn nhà cung cấp; khi nhận hoá đơn nhà cung cấp đi kèm theo hàng giao, thì dựa trên điều khoản thanh toán, ta phải thanh toán liền hoặc sau bao nhiêu ngày.

(g) cái phiếu thu chi khác; các phiếu thu chi không liên quan đến bán hàng/mua hàng.

2. Kiếm vào khoảng 10 miếng gổ dẹp kich thước 10cmx10cm, với 10 cái kim nhọn (loại kim găm xe đạp, nhờ máy mài vuốt nhọn một đầu). Lấy một kim nhọn, dùng keo dán dính một đầu không nhọn lên mảnh gổ. Ta có một mãnh gổ, với một cái kim đầu nhọn chĩa đính lên trời. Như vậy, hằng ngày giấy tờ loại nào thì cho đâm lên kim nhọn, kéo xuống dưới mảnh gổ, như vậy giấy tờ khỏi bị bay, thất lạc.

3. Chiều tối, lấy từng cọc giấy thuộc cùng loại, sắp theo thứ tự ngày, rồi đánh số thứ tự chuẩn bị ghi vào sổ. Số thứ tự là xx yy nnn. xx là hai con số cuối của năm (2014 thì lấy 14), yy là tháng, nnn là số thứ tự đánh từ 001 liên tục cho đến cuối năm. Con số thứ tự này sẽ dùng làm qui chiếu về sau trên các sổ sách để đối chiếu, tham khảo nhanh. Ngoài ra, trước số thứ tự này nên thêm mã của loại giấy tờ: HD : hoá đơn: PTM : phiếu thu tiền mặt; PCM: phiếu chi tiền mặt; v.v.. Thường thường, người ta không chịu khó làm việc này, nên sổ sách không biết đâu mà lầm. Kế toán viên gian manh lợi dụng sự rối rắm này mà ăn gia. Do đó, ban đầu phải đặt ra những qui tắc kiểm tra chéo để kiểm soát. Cái chi mà liên quan đến tiền bạc, đừng bao giờ tin tưởng ai cả, kể cả anh chị em trong nhà, và bạn bè.

4. Sau khi vô sổ sách từng loại, thì bó lại bỏ vào một sơ mi nhựa clear bag. Sau 3 tháng thì chuyển vào hộp hồ sơ, loại nào ra loại nấy, để dễ tìm về sau. Người Việt mình làm ăn, sổ sách lộn xộn, nên dễ mất, mất thời giờ tìm kiếm, rồi than là lu bu.

5. Mua vào khoảng 10 cuốn sổ A4, loại 100 trang. Mỗi cuốn đánh số trang từ 1-99. Dùng sổ theo kiểu landscape, nghĩa là chiều cao thành chiều rộng, và ngược lại. Như vậy cái gáy nằm trước mặt mình. Cái hàng đầu khá rộng (tối thiểu 1,5cm) là phần tiêu đề (header) phân làm nhiều cột tuỳ loại sổ. Ông sẽ chỉ sau những cột nào cho mỗi loại sổ. Ông nghĩ là con nên làm cái tiêu đề trên word. Con làm tiêu đề xong, rồi copy paste cho tiêu đề dưới. Như vậy, một trang có nhiều hàng tiêu đề, cho in ra, rồi cắt từng cái tiêu đề dán lên phiá đầu trang cuốn sổ, gần cái gáy. Sau đó, gạch hàng ngang rồi sổ hàng đứng cho các cột.

6. Số sổ cần làm là:

(1) sổ quỹ tiền mặt (CAS) để ghi tất cả thu chi trong ngày, để biết số dư (balance) cuối ngày;

(2) sổ tài khoản ngân hàng (BK) ghi tiền chuyển vào và tiền rút ra, để biết số dư hằng ngày hoặc cuối tháng. Nếu có nhiều tài khoản ngân hàng, thì chia đều cho số tài khoản, dung môt tab ghi tên và mã tài khoản. Hằng tháng nên yêu cầu ngân hàng gởi cho mình bảng chiết tính (end statement) để đối chiếu với sổ của mình xem cỏ khớp không, mà khiếu nại hay không;

(3) sỗ công nợ khách hàng (accounts receivable - AR) ghi tất cã các hoá đơn xuất hàng, hàng trả lại, và các số tiền khách hàng thanh toán, hoặc tiền hoàn trã cho khách hàng. kết số cuối tháng cho biết khách hàng nợ bao nhiêu. Trên sổ này có thề luôn tiện làm những thống kê: luỹ kế doanh thu đối với khách hàng, ...;

(4) sổ công nợ nhà cung cấp (account payable - AP) ghi tiền hoá đơn các nhà cung cấp hàng cho mình, và tiền mỉnh thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoảng. Kết số cuối tháng cho biết mính nợ người ta bao nhiêu;

(5) sổ tồn kho hàng  hoá (STK) để ghi số lượng xuất nhập và tính ra điểm đặt hàng. Trong sổ này sẽ dùng làm thống kê linh tinh, ...

(6) sổ petty cash (PC) dùng ghi chi tiêu linh tinh như mua văn phòng phẩm, vé xe đó, v.v.. Những số tiền không ghi trong các sổ khác.

Phần 2

7. Bây giờ bắt đầu với các hoá đơn. Hoá đơn sẽ liên quan đến Số Nhật Ký Bán Hàng (SL). Sổ Tồn Kho (STK), Sổ công nợ Khách hàng (AR) và Quỹ tiền mặt hoặc Sổ ngân hàng (BK).
- các hoá đơn phải được sắp theo ngày (major), rồi trong ngày sắp theo thứ tự số (minor).

8. Quyển sổ bán hàng sẽ ghi tất cả ,các hoá đơn, được sắp xếp như trên điểm 7. Cái quan trọng của sổ này là cho biết doanh thu từ đầu năm đến ngày hôm nay. Sau này ông sẽ chỉ cho cách ghi sổ này lên máy tính sử dụng Access, để về sau có thể tự động in ra danh sách thuế TGGT mà đóng thuế.

9. Bây giờ làm tiêu đề sổ Nhật Ký Bán Hàng (SJ). Gồm 8 cột từ trái qua phải : (a) STT (số thứ tự)- 2 cm; (b) Ngày hd - 2cm; (c) Số hoá đơn - 2cm; (d) mã khách hàng - 2cm; (e) tên khách hàng - 5cm; (f) số tiền hd - 2,5cm; (g) VAT - 2 cm; (h) tiền chiết khấu - 2cm; tiền phải trả.
Tiền phải trả (h) : f + g - h.
Ông ghi cm là khỗ rộng cột. Con tăng giảm tuỳ con.

10. Con dùng word làm header rồi cắt dán lên đầu trang, xong rồi gạch các hàng đứng, rồi cuối cùng gạch các hàng ngang. Mỗi hàng ngang sẽ chứa thông tin của một hoá đơn. Ngoài ra, đầu trang để một hàng trắng gọi là số đem sang, nghĩa là tổng cộng trang trước dem qua trang sau. Và cuối trang, cũng có một hàng trắng cũng gọi là số đem sang, nghĩa là cộng dầu trang với các số trong trang dề cho ra con số này. Con số cuối trang này sẽ đem qua ghi qua sau. Người ta gọi là cộng dồn.

11. Con điền các số liệu của hoá đơn lên sổ này đi cho quen. Lúc đầu hơi lọng cọng sau quen sẽ chạy như gió.

Phần 3

12. Sau khi xong hoá đơn ghi vào NKBH, thì qua sổ Quỹ Tiền Mặt. Các phiếu thu tiền và chi tiền phải được sắp xếp theo ngày, theo số thứ tự.

13. Làm tiêu đề (header) sổ này giống như nhật ký bán hàng, với các thành phần cột từ trái sang phải như sau: (a) STT. Đánh số thứ tự tử 001 cho đến cuối năm. Số này sẽ dùng reference. (b) Số phiếu thu / chi; (c) mã khách hàng/mã nhà cung cấp; (d) tên khách hàng / tên nhà cung cấp; (e) số tiền thu; (f) số tiền chi; (g) kết số dư.

14. Hàng đầu tiên cùa trang phải có kết số dư đầu kỳ, nằm ngay trên cột (g). Khi ghi sổ, thì mỗi phiếu thu chi ghi lên một hàng từ cột (a) đến cột (f). Phiếu thu thì cột (f) để trắng, còn phiếu chi thì cột (e) để trắng. Cột kết số dư (g) là do bài tính: (g hàng trước công với (e) hiện hành nếu là thu, hoặc trử với (f) nếu là chi. Kết quả tính ghi lên (g). Như vậy, bất cứ lúc nào, ta cũng biết tiền trong quỹ có bao nhiêu, và có thể kiểm kê kiểm tra xem có mất mát chi không. Cuối ngày nên kiểm tiền trong quỹ tiền mặt có bao nhiêu, rồi sau khi vô sổ sách quỹ xong thì so sánh tiền kiểm kê với tiền trên sổ. Có sai biệt hay không thì tìm cách sai ở đâu mà xữ lý.

15. Khi nào chuyễn tiền trã, hoặc nhận tiền từ ngân hàng về, hoặc chuyển tiền bỏ vào ngân hàng, thì cũng làm những động tác kể trên. Nhưng trong công việc này, sổ ngân hàng chia thành nhiều tài khoản ngân hàng,mỗi tài khoản chiếm một số trang. Thí dụ sổ có 100 trang, mà ta có cà thảy 10 tài khoản, thì chia 100 cho 10, mỗi tài khoản 10 trang. Dùng một miếng bìa làm tab ngăn các tài khoản.

16. Tới đây coi như nhật ký bán hàng và quỹ và tài khoản ngân hàng làm xong. Những hoá đơn bán hàng, hoặc những  hoá đơn nhà cung cấp mà dã ghi vào sổ quỹ hoặc sổ ngân hàng, thì cho dánh dấu "ĐÃ THANH TOÁN". Những hoa đơn không có dấu thanh toán được xem như khách hàng còn nợ mình, hoặc mình còn nợ nhà cung cấp.

Phần 4

17. Tới đây số liệu của các hoá đơn đã lên Nhật Ký Bán Hàng, lên Quỹ Tiền Mặt, lên Quỹ Ngân Hàng. Bây giờ bước kế tiếp là ta dựa trên những hoá đơn bán hàng, ghi lên sổ tồn kho mặt hàng (STK) và lên sổ công nợ khách hàng (AR). Như vậy, từ hoá đơn người ta ghi số liệu lên đến 5 sổ. Cái rắc rối là ở đó, quên ghi số liệu vào một sổ là chỗ thường xuyên xảy ra. Do đó, đánh dấu thế nào không quên một công đoạn nào.

18.  Bây giờ, ta làm sổ công nợ khách hàng AR. Tiêu đề sổ AR gồm các cột như sau :  (a) STT;  (b) Ngày hd; (c) số hd; (d) mã khách hàng; (e) tên khách hàng; (f) số tiền hoá đơn khách hàng phải trả; (g) ngày thanh toán hoá đơn; (h) stt thu tiền; (i) số qui chiếu quy tiền mặt hoặc sổ tài khoản ngân hàng; (j) số tiền thanh toán; (k) kết số dư: kết số dư hàng đi trước + f - j.
Hàng đầu tiên của trang AR phãi là hàng kết số dư của trang trước đem sang. Cuối trang cũng dành một hàng ghi số dư đem sang qua trang sau.

19. Sổ AR phải được tổ chức một cách đặc biệt như sau. Sổ phãi được tổ chức ghi theo khách hàng, mỗi khách hàng chiếm một trang. Nếu đầy trang thì ghi tiếp qua một trang trắng đi sau. Do đó, trên hàng tiêu đề phải có một khoảng trắng ghi tất cả thông tin liên quan đến khách hàng: mã số, tên khách hàng, stt trang trước, stt trang hiện hành, stt trang tiếp theo sau. Để dễ kiếm trang, nên có một address book, ghi tất cả các thông tin khách hàng, cộng thêm stt trang đầu tiên của sổ AR.

20. Muốn ghi số liệu công nợ khách hàng AR, phải lấy hoá đơn và phiếu thu tiền.  Hai loại tài liệu này phải được sắp xếp theo ngày. ngày nhó vào trước, ngày lớn vào sau. Một hàng bút toán cho mỗi loại giấy tờ. Tiền hoá đơn ghi ở cột (f); tiền thanh toán ghi ở cột (j). Phãi tính ra kết số dư từng hàng một.

Phần 5

21. Tới đây xem như dựa vào các hoá đơn và các phiếu thu chi ta đã vào các sổ: sổ quỹ tiền mặt, sổ tài khoản ngân hàng, sổ công nợ khách hàng, nhật ký bán hàng. Chỉ còn một sổ chót là sổ tồn kho hàng hoá. Sổ này tuỳ thuộc vào các hoá đơn bên bán hàng (xuất kho) và hoá đơn bên nhà cung cấp (nhập kho). Các phiếu này sẽ được sắp xếp theo ngày (major), rồi theo số thứ tự hoá đơn.

22. Sổ tồn kho sẽ được chuẩn bị như sau. Sổ sẽ được đánh số trước từ 1 trở lên 100 nếu sổ có trang. Lấy 50 trang đầu chia cho số mặt hàng mính phân phối. Thí du phân phối 10 mặt hàng thì chia 50 cho 10, như vậy mỗi mặt hàng sẽ sử dụng 5 trang ghi tồn kho. Làm một tab cho một mặt hàng.

23. Chuẩn bị sổ tồn kho. Dùng Word, làm tiêu đề cho mỗi trang sổ tồn kho. Gồm nhiều cột như sau: (a) STT hàng; (b) ngày xuất/nhập; (c) mã khách hàng / nhà cung cấp; tên kh/ncc; (d) số hoá đơn; (e) đơn vị tính; (f) giá thành đơn vị; (g) số lượng xuất bán; (h) số lượng nhập; (i) số lượng tồn kho: sl tồn hàng trên - g + h; (j) trị xuất : f * g; (k) trị nhập : trị trên hoá đơn nhập; (l) trị tồn kho:    trị tồn kho hàng trước - j + k. Như vậy, sau khi xuất hoặc nhập thì ta có số lượng tồn kho ở cột (i) và trị tồn kho ở cột (l). Nếu đem trị tồn kho (l) chia cho sl tồn kho (i) thì ta có giá thành đơn vị (f) gọi là giá bình quân dùng để tính ra giá vốn của một mặt hàng bán ra. Nếu đem doanh thu trừ giá thành thì biết lãi hay lỗ.

24. Trên mỗi trang, thì hàng đầu ghi số lượng tồn đi trước ở cột (i). Khi ghi vào một hàng tồn kho, và tính sl tồn và giá trị tồn, thì ta tiếp tục hàng hoá đơn khác trên một trang tk mặt hàng khác. Làm xong một mặt hàng thì xem qua phiếu nhập kho của nhà cung cấp xem cỏ mặt hàng này không. Phải làm qua lại cho xong một mặt hàng, và theo thứ tự ngày, và đánh đấu trên hd để biết là đã làm rồi. Làm thế nào cho hết xấp hd bán hàng và hd nhà cung cấp.

Tới đây như là sổ tồn kho đã vào số liệu xong. Phần 6 đi sau sẽ làm nốt những phần còn sót lại, và sẽ kết thúc chu kỳ vô sổ sách. Các bảng báo cáo lãi lỗ, tài sản sẽ chỉ sau.

Phải đánh dấu, và phải qui chiếu thế nào đế biết là không thiếu gì cả. Ngoài ra, phải học thêm cách lấy những con số gọi là số kiễm soát (check number) để bảo đãm là số liệu ăn khớp với nhau để  sau này cơ quan thuế không bắt bẻ được mình và có thể cãi chày cãi cối với thuế vụ.

Phần 6

25. Trong các phần đi trước, ta đã dùng các hoá đơn bán hàng, và các phiếu thu tiền hoặc thu chuyển khoảng và phiếu xuất hàng để vào các sổ nhật ký bán hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ khách hàng và tồn kho. Tất cả các số liệu kể trên liên quan đến vế bán hàng. Bây giờ, ta vô số liệu đối với vế mua hàng vào từ nhà cung cấp. Vế này nó phản ảnh giống như trên một tấm gương mặt. Ta dùng hoá đơn nhà cung cấp, phiếu chi tiền mặt, phiếu chi chuyển khoảng, để vào sổ nhật ký mua hàng, quỹ tiền mặt, quỹ tài khoản ngân hàng, sổ công nợ nhà cung cấp, và sổ tồn kho.

26. Theo đúng như các phần kể trên, nhưng theo chiều ngược lại: trước bán hàng, bây giờ là nhập hàng; trước là thu thì nay là chi; trước là xuất hàng nay là nhập hàng, v.v..

27. Tới đây là hết phần vô sổ sách, và cộng dồn theo tháng. Chuyện lấy luỹ kế, thống kê, và tính lãi lổ sẽ nói sau.

28. Ngoài ra nên làm một cuốn sổ gọi là address book để ghi tất cả các thông tin liên quan đến 4 loại người tham gia vào kinh doanh của mình: (1) khách hàng; (2) nhà cung cấp; (3) đại lý bán sỉ; (4) các tổ chức (thuế vụ, đoàn thể, ...)

29. HẾT (tạm thời)