Giới thiệu
Các bạn đang
cầm trong tay tập sách ứng dụng ERP đầu tiên bằng tiếng Việt. Tập sách này,
được gọi là ERP-2, module Order
Processing / Sales (OE/S), như theo tên gọi là giúp bạn giãi quyết các vấn
đề quản lý xí nghiệp chức năng Xữ lý Đơn Đặt Hàng / Bán Hàng, sữ dụng máy vi
tính. Có bạn sẽ ngạc nhiên sao tập sách đầu tiên lại mang ký hiệu ERP-2 mà
không là ERP-1. Lý do đơn giản là chúng
tôi chưa viết ra tập sách ERP-1 này, vì chúng tôi định đưa vào tập sách ERP-1
này những gì chung (general) cho tất cả các module của ERP. Có cả thảy 8 module
nên sẽ có 8 tập được đánh số từ ERP-1 đến ERP-8. Tập này là ERP-2. Những gì
mang tính cách chung đối với tất cả module 2 đến 8 sẽ được đưa vào ERP-1. Nghĩa
là ERP-1 sẽ được phát hành chót khi 7 ERP đầu tiên đã được phát hành xong. Bạn
thấy có nực cười không: sinh con rồi mới sinh cha.
ERP viết tắt bởi cụm từ
Enterprise Resources Planning, nghĩa là Hoạch định Nguồn lực Xí nghiệp. Từ này
ra mắt đầu tiên vào đầu những năm 1970, do một nhóm 5 kỹ sư hệ thống IBM (IBM
System Engineer) ở Đức, xấp xĩ cùng tuổi với người viết lúc ấy đang làm việc
cho IBM France từ năm 1964 trở đi cũng với chức danh kể trên. Năm kỹ sư tin học
này, họ rời khỏi IBM ra thành lập một công ty mang tên là SAP (tắt cụm từ Systems
Applications and Products),
và sản phẩm đầu tiên và duy nhất của họ là ERP. Không biết sao họ chọn cái tên
này, vì hoạch định nguồn lực xí nghiệp không thấy dính dáng chi với quản lý xí
nghiệp cả.
Công ty SAP cho ra đời phần mềm ERP vào
những năm đầu 1970, lúc ấy chỉ có toàn những máy điện toán IBM cỡ lớn, được gọi
là mainframe. Chỉ qua thập kỹ 1980 máy vi tính mới bắt đầu thâm nhập thị
trường. ERP viết cho máy vi tính cũng bắt đầu thâm nhập vào các xí nghiệp vừa
và nhỏ ở ngoại quốc thông qua các máy vi tinh ngày càng tinh vi với dung lượng
ký ức trung ương CPU cũng như dung lượng ỗ đĩa ngày càng “khũng”, không thua gì
các mainframe của IBM. Việt Nam, sau khi Mỹ gỡ bỏ cấm vận năm 1995 sau 20 năm
bị áp đặt, thì cũng bắt đấu sữ dụng máy vi tính vào quản lý, và cũng học đòi áp
dụng ERP trong quản lý.
Rất tiếc là Việt Nam chưa có đội ngủ rành
ERP để có thể áp dụng một cách có hiệu quả. Vã lại giá mua một bộ ERP rất mắc,
tối thiểu cũng phãi bỏ ra 10 tỹ VND. Do đó, chỉ có những tập đoàn giàu có và
các công ty FDI ngoại quốc mới đủ tiền xài ERP. Thêm lại tỹ lệ thành công ERP
trong các tập đoàn Việt Nam thường rất kém, chưa tới 10%, theo ước đoán của tác
giả, vì con số thực tế thành công người ta không dám cho biết, rất kỳ lạ trong
một xã hội thích khoe thành tích. Vì phần mềm ERP giá rất cao, và số chuyên
viên rành ERP cũng đếm trên đầu ngón tay, nên ở ngoại quốc người ta viết ERP
cho xài miễn phí gọi là openERP (nay được gọi là Odoo) với mã nguồn mỡ, Việt
Nam ta có thể tha hồ vào vọc chuyễn ngữ qua tiếng Việt. Chứ hiểu phần lô gic
của openERP thì còn lâu mới hiểu hết.
Kỹ sư tin học VN được đào tạo chỉ biết cú
pháp ngôn ngữ lập trình (C#, Java,VB), nhưng môn phân tích và thiết kê HTTT cho
quản lý xí nghiệp, hoặc tổ chức hành chánh xã hội thì hình như là null, trong
khi ở VN 400.000 xí nghiệp vừa và nhỏ có trang bị tận răng máy vi tính, nhưng
một hệ thống ERP cho ra hồn thì lại không có. Có một số kỹ sư tin học vào xí
nghiệp, không biết chi về kinh tế thì làm sao biết được cái lô gic thâm sâu của
ERP để áp dụng nên các kỹ sư này rời công ty về trường dạy tin học (để cho ra
một đám kỹ sư không biết làm chi với ngôn ngữ lập trình đã được đào tạo ra,
ngoại trừ đi làm out sourcing) hoặc chế ra việc sữ dụng Excel để làm kế toán.
Thiệt là kỳ lạ.
Chính điều này làm trăn trỡ người viết
suốt nhiều năm liền. Cho nên vào đầu năm 2008, tác giả bắt đầu nghiên cứu ERP
và đã cho ra 2 tập sách nói về ERP về mặt lý thuyết, trong bộ sách Phân tích & Thiết kế HTTT của tác
giả. Hai tập sách ERP này được đón nhận rộng rãi, nhưng vẫn là lý thuyết, nếu
không qua giai đoạn phân tích thực tế ứng dụng vào xí nghiệp, dựa trên một ngôn
ngữ lập trình gì đó, thì cũng chã làm nên cơm cháo gì. Do đó, tác giả bắt đầu
phân tích HTTT của xí nghiệp theo hướng ERP, nhưng rất tiếc là vào thời ấy bà
đầm, người Thụy Sĩ của tác giả ngã bệnh nên tác giả đành ngưng công trình lại,
7 năm sau, cuối năm 2015 mới tiếp tục lại.
Chỉ trong 3 tháng trời, chúng tôi bắt đầu
viết module đầu tiên Order Entry & Sales (OE/S) trên nền Access 2013 và bổ
sung thêm nhiều thứ, và nhất là trắc nghiệm xem có chạy đúng theo lý thuyết
không. Vừa viết ứng dụng, vừa kiểm tra, vừa viết hướng dẫn step-by-step trong
điều kiện eo hẹp về thời gian, nên chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, mong
bạn đọc thông cảm.
Mục tiêu của tập sách này và 7 tập lần
lượt sắp ra trong năm 2016-2017 này là gì? Xin thưa là hiện có đến 400.000 xí
nghiệp vừa và nhỏ có trang bị máy vi tính nhưng lại không có một HTTT toàn diện, tổng hợp kiểu ERP, bây giờ ta phãi
giúp họ thế nào để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất, và ít tốn kém nhất.
Nếu bạn thử tưởng tượng là mỗi xí nghiệp phải bỏ ra tối thiểu 10 tĩ để có một
HTTT ERP, thì 400.000 xí nghiệp cộng lại phải chi ra 4.000.000 tĩ VND, nghĩa là
200% GDP VN, trong bao nhiêu năm, không ai biết được. Mà làm sao có sẵn 400.000
kỹ sư tin học biết ERP để cài đặt, điều hành, và bảo trì. Một bài toán hóc búa
phải không các bạn.
Một điểm khác mà tác giả rất ngạc nhiên
là có nhiều công ty (như TMA chẳng hạn) làm gia công phần mềm (out sourcing)
cho ngoại quốc hơn 20 năm rồi, mà họ không qui tụ được một đội ngủ lập trình
viên viết ra một HTTT ERP cho xí nghiệp VN, mà chỉ có những công ty nhỏ lẽ viết
những hệ thống kế toán nho nhỏ được giải nhưng xí nghiệp lại chê. Tại sao thế?
Từ những trăn trỡ kễ trên, tác giả tự hỏi
tại sao mình không làm một cái công việc mà cụ Hồ đã làm vào đầu những ngày
dành độc lập, năm 1945: đó là đánh dẹp giặc dốt do bình dân học vụ. Tại sao ta
không tin học hóa kiểu bình dân học vụ như cụ Hồ đã làm với việc dạy học chữ
quốc ngữ.
Tác giả chia ERP ra làm 8 module, mỗi
module tương ứng với một trong 8 chức năng chuẩn của một xí nghiệp vừa và nhỏ:
(1) Xữ lý đơn đặt hàng và Bán hàng; (2) Xữ lý Đơn đặt hàng Phòng Cung tiêu; (3)
Tồn kho sản phẩm và vật tư; (4) Công nợ Khách hàng; (5) Công Nợ Nhà Cung cấp;
(6) Quỹ & Ngân Hàng; (7) Tài Sản Cố Định; (8) Lao Động & Tiền Lương;
(9) Kế toán. Chúng tôi có thể gom module 4 và 5 làm thành một. Đây là những
module chuẩn của một xí nghiệp. Trong phần mềm ERP ngoại quốc, còn có những
phần mềm mà tác giả gọi là “râu ria” như CRM (Customer Relationship
Management), SCM (Supply Chain Management), HR (Human Resources) hoặc
Logistics. Tác giả nghĩ rằng mấu chốt là xí nghiệp nên tập trung xây dựng cho
xong 8 module cốt lõi kể trên cho xí nghiệp. Còn các phần mềm râu ria kia thì khi
xí nghiệp xây dựng xong phần cốt lõi, thì lúc ấy có thời giờ làm thêm, giống
như uống thuốc chức năng, có cũng tốt, mà không có thì chã chết ai.
Cách “tin học hóa bình dân” kiểu cụ Hồ,
là tác giả cho phân tích và thiết kế HTTT cho từng module một, vẽ ra một lưu đồ
hệ thống (system flowchart), rồi hợp tác với anh Đàm Văn Chương lập trình theo
ngôn ngữ Access 2013, rồi viết ra sách cách thực hiện chương trình theo từng
bước một (step-by-step), làm bộ thử (test deck), từ đầu lưu đồ đến cuối. Đối
với mỗi module, tập sách ứng dụng này, sẽ gồm 4 chương: (1) chương 1 gồm phần
lý thuyết kinh tế của chức năng, kết thúc bởi phần phân tích cho biết những tập
tin (file) nào cần thiết cho module, kèm theo cấu trúc dữ liệu của tập tin. Dân
IT sẽ hiểu rõ module này sẽ làm gì về mặt kinh tế. Còn dân kinh tế, khi đọc
xong chương này, hiểu thêm về chức năng đồng thời hiểu module này cần đến những
dữ liệu nào và được cấu trúc thế nào dưới dạng database file. (2) tiếp theo,
chương 2 bắt đầu xây dựng hạ tầng cơ sở cho HTTT OE/S nghĩa là những tập tin
chính (master file), tập tin giao dịch (transaction file) và chi tiết (detail
file), những bảng dữ liệu dò tìm (lookup table) mà module sẽ dùng đến; (3)
chương 3 kế tiếp là chương quan trọng chỉ cho bạn tạo theo từng bước những chương
trình cho phép người sử dụng thực hiện những nghiệp vụ thuộc module. Thí dụ:
đối với module OE/S này nghiệp vụ quan trọng là làm một đơn đặt hàng cho khách
hàng, một phiếu tập kết hàng (picking ticket) cho kho hàng để chuẫn bị xuất
hàng, và một phiếu giao hàng (packing slip) dành cho phòng giao hàng, đồng thời
sẽ có những thông tin nối kết tự động với những module khác.Trong chương 3 này,
các thông tin nghiệp vụ sẽ cập nhật các tập tin chính, ghi tích trữ các thông
tin biến động để tổng hợp về sau; (4) cuối cùng chương 4 dựa trên những dữ liệu
kết xuất từ chương 3 để tạo ra những báo cáo nghiệp vụ và báo cáo tổng hợp. Thí
dụ: trong module OE/S này chúng tôi giúp bạn viết ra Bảng Nhật ký Bán hàng,
Bảng kê khai thuế VAT, v.v…
Nói tóm lại, tập sách này không phải là
phần mềm ERP như người ta mong đợi, mà là tập sách dạy cho bạn tự tạo một phần
mểm ERP thích ứng với hoàn cảnh xí nghiệp của bạn, nó giống như bạn tự tay làm
một cái bánh cake theo gu của bạn thay vì qua siêu thị mua bánh cake trời ơi
đất hởi không đúng gu mà mẹ bạn làm cho ăn trước đây. Nếu bạn làm đúng chỉ dẫn
của chúng tôi, thì nhanh nhất 2 tháng là xong module, bết nhất 3 tháng. Bạn có
thể cho chạy song song hệ thống mới với hệ thống củ để phát hiện những sai lầm
có thể có để mà chỉnh sửa. Sau 2 tháng mà không còn sai sót, thì bạn cho “cai”
hệ thống củ, sữ dụng hệ thống mới của bạn, rồi qua làm module ERP khác.
Cuối cùng, nếu bạn thành công trong việc
tự mình xây dựng HTTT ERP này, thì coi như bạn làm lợi cho xí nghiệp tối thiểu
1 tỹ/module, và bản thân bạn có thể tự hào là đã phá vỡ huyền thoại ERP, theo
đấy khó lòng chinh phục giãi mã ERP như người ta thường bảo nhau. Ngoài ra, bạn
sẽ tránh được cho xí nghiệp những chi phí trời ơi đất hởi khi mời các chuyên
gia ERP đến tư vấn sửa chữa hệ thống ERP mà xí nghiệp bạn mua của họ. Một ngày
tư vấn phải trả là 1.000 đô, nghĩa là 22 triệu VND. Khi chuyên viên tư vấn rời đi,
thì bạn cũng chã biết họ tư vấn cái gì, customize ra sao để mà học.
Chúc bạn thành công.
Dương Quang
Thiện
IBM System
Engineer
&
Đàm Văn
Chương
Cữ
nhân Toán Kinh tế &
Chuyên
ngành Xử lý Thông tin
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét