SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM) là gì thế?  (Phần 1)

Càng ngày càng nghe các lãnh đạo dùng cụm từ "chuỗi cung ứng", được dịch từ cụm từ "supply chain management". Tôi có cãm tưởng là vị lãnh đạo này được một chuyên viên nào đó mớm cụm từ này mà không hiểu ý nghĩa của nó, nói cho oai có vẽ thức thời. Cho nên trong bài này tôi cố gắng giãi thích SCM là gì.

1) Trước khi có SCM :  Bạn thử quan sát một siêu thị. Là một nơi có không dưới 40.000 mặt hàng được bày bán. Bạn thử tưởng tượng việc quãn lý tồn kho của từng mặt hàng với số lượng khỗng lồ mặt hàng như thế nếu làm bằng tay thì sẽ ra sao. Các vấn nạn thường xuyên xãy ra: cháy hàng, tiêu hao, mất mát, hàng quá đát, v.v.. Bạn nên biết cho giá trị tồn kho thường chiếm 35% tài sản của siêu thị, và số tiền này thường đi vay của ngân hàng, như vậy tiền lãi phãi trã cho ngân hàng sẽ là bao nhiêu. Tiếp theo là phãi biết khi nào mặt hàng sắp hết phãi đặt mua lại, hàng về đúng lúc tránh việc "cháy hàng". Rồi phãi biết hàng nào bán chậm, hàng nào bán nhanh, hàng bán chậm thì lo tổ chức khuyến mãi, đại hạ giá, v.v..Rồi siêu thị phãi biết các nhà cung cấp của mình là ai (có ít nhất 4.000 nhà cung cấp cho mỗi siêu thị), họ cung cấp mặt hàng gì, giá cả bao nhiêu, tỉ lệ chiết khấu bao nhiêu, nợ nhà cung cấp bao nhiêu, tới lúc nào phãi thanh toán, nghĩa là không biết bao nhiêu thông tin phãi quản lý. Do đó, làm bằng tay, thì không tài nào làm được, phãi dùng máy tính mà thôi.

Về phía nhà cung cấp mặt hàng cho siêu thị, thì việc quãn lý các mặt hàng phãi sản xuất hoặc phãi nhập khẩu cũng giống như thế, nhưng ở mật độ thấp hơn. Không thể nào làm bằng tay, và việc sữ dụng máy tính là cần thiết, sống còn đối với nhà cung cấp. 

Bây giờ, bạn thữ tưỡng tượng đội xe giao hàng, nhận hàng, và kho bãi, mà bây giờ ta gọi một cái tên rất oai là logistic. Phãi quãn lý thế nào cho khớp với hoạt động của nhà cung cấp cũng như của siêu thị, với chi phí thấp nhất. 

Nói tóm lại, cả hai bên, nhà cung cấp cũng như siêu thị đều phải được trang bị máy tính thích hợp, có phần mềm quãn lý tồn kho và xữ lý hoá đơn, hai hệ thống thông tin này không được kết nối với nhau, trước khi có Internet, nghĩa là hồn ai nấy giữ. 

Khi bạn đến quày tính tiền ở siêu thị, thì cô nhân viên lấy từng món hàng cùng loại, dùng que bút đọc mã vạch, xẹt một cái lên cái nhãn mã vạch trên gói hàng, rồi khõ vào số lượng mặt hàng. Như vậy máy tính của siêu thị, dùng mã vạch để tìm ra danh tánh mặt hàng, giá đơn vị, rồi tính ra số tiền mặt hàng, rồi in ra trên cuộn giấy hoá đơn. Cô nhân viên tiếp tục với các mặt hàng trong giỏ hàng của bạn. Cuối cùng máy tính tính tổng cộng hoá đơn, in hoá đơn ra, bạn trã tiền rồi rời siêu thị. Bạn có biết đâu khi tính hoá đơn cho bạn, thì máy tính sẽ tính tồn kho mới của từng mặt hàng và tính ra hai con số gọi là ROP và EOQ. ROP (Reorder Point) cho biết số lượng tồn kho xuống tới mức nào thì bắt đầu đặt hàng. Còn EOQ (Economic Order Quantity) là khi đăt mua hàng thì mua số lượng bao nhiêu là kinh tế. Như vậy, cuối ngày máy tính tự động in ra danh sách các mặt hàng cần được đặt mua cho nhà cung cấp nào, v..v.. Sau đó danh sách này được sort (sắp xếp) theo tên khách hàng, rồi một phần mềm cho ra đơn đặt hàng gởi cho nhà cung cấp, tất cả tự động. 

Bạn có biết rằng, người Mỹ đã tính ra rằng mỗi giao dịch (transaction) trên các đơn đặt hàng tốn vào khoãng 1,75 đô. Nếu một siêu thị phãi phát sinh 1 triệu giao dịch / tháng, thì phãi tốn 1,75 triệu đô (= 38 tỉ đồng)/ tháng, thì bạn thấy tiết kiệm được số tiền này là đồng tiền bát gạo.

2) Sau khi có SCM : Năm 1986, mạng Internet xuất hiện, giúp kết nối các máy tính lẽ loi. Chuẫn kết nối EDI (Electronic Data Interchange) cho phép các máy tính được kết nối và trao đổi dữ liệu với nhau. Thế là người ta cho kết nối máy tính của siêu thị với tất cả các máy tính của các nhà cung cấp hàng hoá. Từ supply chain management - SCM - xuất hiện từ đó. Theo hoạt động này, theo định kỳ, 1 lần trong ngày chẵng hạn, máy tính nhà cung cấp truy cập vào database tồn kho của máy tính siêu thị. Chỉ được phép truy cập những mặt hàng mà nhà cung cấp cho siêu thị. Khi truy cập như thế, máy tính của nhà cung cấp sẽ lấy thông tin: mã số mặt hàng, date, số lượng EOQ, mã số khách hàng siêu thị, và ngày giao hàng. Như vậy, phía nhà cung cấp tự động lên kế hoạch giao hàng, kế hoạch nhập hàng hoặc sản xuất tại chỗ. Phần mềm logistic có kế hoạch giao hàng, tính ra lộ trình giao hàng kinh tế. Như vậy, kết quả của cơ chế SCM cho phép trị giá tồn kho giảm từ 35% xuống còn 7%, chi phí giao dịch đặt hàng xuống gần bằng zero, nghĩa là mỗi bên tiết kiệm 1,75 triệu đô. Ngoài ra, tỉ lệ tiêu hao và mất mát giãm mạnh, thống kê nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho phép ban giám đốc lấy những quyết định nhanh chóng, phù hợp.

Như vậy bạn hiểu thế nào là SCM. Hình như người ta đang hiểu lầm cơ chế này với mô hình cánh đồng mẫu, hoặc việc phân công lao động giữa đầu này là người sản xuất đến đầu kia là người tiêu thụ. 

Trong phần tới, chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng SCM trong việc thu mua lúa tại đồng bằng sông Cữu Long.

DƯƠNG QUANG THIỆN - 24/09/2013